POLÍTICA DE PRIVACIDADE - VTIX FOR HEALTH

1. INTRODUÇÃO

A presente política de privacidade (a "Política de Privacidade") descreve como a SMARTSCALING SOLUÇÕES PARA COMPUTAÇÃO EM NUVEM LTDA. (a "Smartscaling") realiza o tratamento de Dados Pessoais por meio da plataforma VTIX FOR HEALTH (a "Plataforma"), em conformidade com a Lei nº 13.709/2018 (a "LGPD") e demais legislações aplicáveis.

A Plataforma é destinada ao apoio documental e administrativo de profissionais da saúde, oferecendo funcionalidades como transcrição de consultas, geração de prontuários, documentos clínicos, prescrições, organização de histórico de pacientes e demais recursos assistidos por inteligência artificial, conforme os Termos de Uso.

Esta Política de Privacidade complementa os Termos de Uso, os quais são aceitos pelo Usuário ao contratar a Plataforma.

Para fins da LGPD:

• o profissional de saúde denominado Usuário da Plataforma atua como Controlador dos Dados Pessoais de seus pacientes;
• a Smartscaling atua como Operadora, realizando o tratamento dos Dados Pessoais conforme as instruções do Usuário;
• os provedores de inteligência artificial, transcrição e infraestrutura tecnológica contratados pela Smartscaling atuam como Suboperadores dos Dados Pessoais.

2. DADOS COLETADOS E TRATADOS

A Plataforma poderá tratar, conforme as instruções do Usuário e as funcionalidades contratadas, as seguintes categorias de Dados Pessoais:

Dados Pessoais do Profissional de Saúde: informações de identificação, qualificação profissional, cadastro e contato, incluindo nome, CPF ou CNPJ, número de inscrição em conselho profissional (CRM, CRP ou equivalente), especialidade, endereço profissional, telefone, e-mail, credenciais de acesso, dados de contratação, faturamento e pagamento.

Dados Pessoais dos Pacientes: informações cadastrais e de identificação, incluindo nome, CPF, data de nascimento, endereço, telefone, e-mail, histórico médico, sintomas, diagnósticos, tratamentos, exames e demais dados necessários à prestação dos serviços de saúde e utilização da Plataforma.

Dados Pessoais Técnicos e de Utilização: registros de acesso, logs de auditoria, identificadores de dispositivos, endereço IP, informações de autenticação, dados de navegação, métricas de utilização da Plataforma e demais informações necessárias para segurança, suporte, rastreabilidade e melhoria dos serviços.

Os dados tratados poderão incluir Dados Pessoais Sensíveis relacionados à saúde e dados de crianças e adolescentes, observadas as disposições da LGPD, da legislação aplicável e das instruções fornecidas pelo Usuário na qualidade de Controlador dos dados.

3. FINALIDADES DO TRATAMENTO

Os Dados Pessoais tratados por meio da Plataforma poderão ser utilizados para:

• viabilizar a prestação dos serviços contratados e a utilização das funcionalidades disponibilizadas pela Plataforma;
• realizar a captação, transcrição e estruturação de consultas, atendimentos e demais interações clínicas, quando houver consentimento do paciente;
• gerar prontuários, prescrições, relatórios, documentos clínicos e outros conteúdos assistidos por inteligência artificial;
• organizar, recuperar, armazenar e disponibilizar informações e históricos clínicos dos pacientes;
• apoiar atividades administrativas, documentais e operacionais dos Usuários da Plataforma;
• permitir a autenticação de Usuários, gestão de acessos, auditoria, rastreabilidade e monitoramento das operações realizadas na Plataforma;
• prestar suporte técnico, realizar manutenção, correção de falhas e atualização dos serviços;
• cumprir obrigações legais, regulatórias, éticas e contratuais aplicáveis;
• proteger direitos da Smartscaling, dos Usuários, dos pacientes e de terceiros;
• promover a segurança, estabilidade, desempenho, aprimoramento, desenvolvimento e evolução da Plataforma.

4. BASES LEGAIS

O tratamento dos Dados Pessoais e Dados Pessoais Sensíveis realizado por meio da Plataforma poderá fundamentar-se nas hipóteses previstas na LGPD, incluindo, conforme aplicável:

• consentimento específico, destacado e expresso do titular, quando exigido pela legislação aplicável (art. 7º, I, e 11, I);
• cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo Controlador (art. 7º, II, e 11, II, "a");
• exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, VI, e 11, II, "d");
• tutela da saúde, exclusivamente em procedimento realizado por profissionais de saúde, serviços de saúde ou autoridade sanitária (art. 11, II, "f");
• proteção da vida ou da incolumidade física do titular ou de terceiros (art. 7º, VII, e 11, II, "e");
• execução de contrato ou de procedimentos preliminares relacionados a contrato do qual o titular seja parte, a pedido do titular dos dados (art. 7º, V);
• tratamento de Dados Pessoais de crianças e adolescentes, observados o melhor interesse do titular e os requisitos previstos no art. 14.

O Usuário declara, ainda, que:

• é o responsável e responde integralmente pela definição, documentação e demonstração da base legal aplicável ao tratamento dos Dados Pessoais inseridos na Plataforma;
• obterá os consentimentos necessários à utilização da Plataforma e ao tratamento dos Dados Pessoais e Dados Pessoais Sensíveis;
• informará adequadamente seus pacientes, responsáveis legais e demais titulares dos Dados Pessoais acerca da utilização da Plataforma e dos recursos de inteligência artificial nela disponibilizados;
• observa as normas éticas e regulatórias aplicáveis;
• mantém os registros, documentos, consentimentos e evidências necessárias para demonstrar a licitude do tratamento realizado;
• reconhece que os recursos de inteligência artificial disponibilizados pela Plataforma possuem caráter exclusivamente auxiliar e de apoio documental, administrativo e assistencial, não substituindo a análise, avaliação, julgamento técnico ou responsabilidade profissional do Usuário.

5. DADOS SENSÍVEIS

A Plataforma poderá tratar Dados Pessoais Sensíveis relacionados à saúde, nos termos do art. 5º, II, da LGPD, incluindo informações clínicas, prontuários, prescrições, exames, gravações, transcrições e demais dados assistenciais inseridos ou gerados no contexto da prestação de serviços de saúde pelo Usuário.

Em razão de sua natureza, tais dados recebem nível reforçado de proteção e são tratados exclusivamente para viabilizar as funcionalidades da Plataforma, cumprir obrigações legais e regulatórias aplicáveis e atender as instruções do Usuário, que atua como Controlador.

6. DADOS DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

A Plataforma poderá tratar Dados Pessoais de crianças e adolescentes quando tais informações forem inseridas pelo Usuário no contexto legítimo da prestação de serviços de saúde. Nesses casos, o tratamento deverá observar os requisitos previstos no art. 14 da LGPD, incluindo a proteção do melhor interesse do titular e a obtenção dos consentimentos dos pais ou responsáveis legais.

Na qualidade de Controlador, o Usuário é o único responsável por assegurar a legitimidade do tratamento desses Dados Pessoais, bem como pelo cumprimento das obrigações legais, regulatórias e éticas aplicáveis.

7. COMPARTILHAMENTO DE DADOS

A Smartscaling poderá compartilhar Dados Pessoais e Dados Clínicos exclusivamente na medida necessária para a prestação dos serviços, nas seguintes hipóteses:

• com Suboperadores e prestadores de serviços contratados para viabilizar as funcionalidades da Plataforma;
• mediante solicitação, autorização ou instrução do Usuário, na qualidade de Controlador dos dados;
• para cumprimento de obrigações legais, regulatórias ou determinações de autoridades administrativas, judiciais ou governamentais competentes;
• para o exercício regular de direitos em processos judiciais, administrativos ou arbitrais;
• para proteção dos direitos, segurança, integridade e interesses legítimos da Smartscaling, dos Usuários, dos pacientes ou de terceiros, observada a legislação aplicável.

A Smartscaling não comercializa ou compartilha Dados Pessoais para fins publicitários, marketing comportamental ou qualquer finalidade incompatível com a prestação dos serviços contratados.

8. SUBOPERADORES

Para viabilizar as funcionalidades da Plataforma, a Smartscaling contrata Suboperadores especializados para atividades de processamento de dados, inteligência artificial, transcrição de áudio, hospedagem, armazenamento, segurança, monitoramento e suporte operacional. A Plataforma poderá utilizar os seguintes Suboperadores, entre outros:

Os Suboperadores atuarão exclusivamente para a execução dos serviços contratados, observadas obrigações de confidencialidade, segurança da informação e proteção de dados compatíveis com a legislação aplicável.

A Smartscaling poderá incluir, substituir ou descontinuar Suboperadores a qualquer tempo, conforme necessidades operacionais, requisitos de segurança, disponibilidade tecnológica ou evolução da Plataforma, mantendo nível de proteção compatível com a natureza dos dados tratados.

9. TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

Para viabilizar determinadas funcionalidades da Plataforma, incluindo transcrição de áudio, processamento de linguagem natural e geração assistida por inteligência artificial, determinados Dados Pessoais e Dados Sensíveis poderão ser objeto de transferência internacional para os Estados Unidos por meio dos Suboperadores contratados pela Smartscaling.

Os Suboperadores realizam tratamento de dados estritamente necessários à prestação dos serviços contratados. Sempre que tecnicamente aplicável, o processamento ocorre de forma temporária e sem retenção dos dados após sua utilização, observados os compromissos contratuais assumidos pelos respectivos fornecedores com a Smartscaling.

A Smartscaling adota medidas adequadas para assegurar a proteção dos dados transferidos internacionalmente, incluindo cláusulas contratuais de proteção de dados, compromissos de confidencialidade, mecanismos de segurança compatíveis com as melhores práticas de mercado e acordos específicos de não retenção de dados.

10. SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

Considerando que os dados tratados pela Plataforma podem incluir Dados Sensíveis relacionados à saúde e Dados Pessoais de crianças e adolescentes, nos termos dos art. 11 e 14 da Lei nº 13.709/2018 (LGPD), a Smartscaling adota medidas técnicas, administrativas e organizacionais proporcionais à natureza, sensibilidade e criticidade dessas informações, visando protegê-las contra acessos não autorizados, perda, destruição, alteração, divulgação ou qualquer forma de tratamento inadequado ou ilícito.

Entre as medidas adotadas incluem-se a utilização de infraestrutura em nuvem da Amazon Web Services (AWS), criptografia de dados em repouso e em trânsito por meio de padrões reconhecidos de mercado, autenticação multifator (MFA) para ambientes críticos, controles de acesso baseados em perfis e privilégios mínimos (RBAC), registros de auditoria (logs), monitoramento contínuo de ambientes e eventos de segurança, backups automáticos, mecanismos de redundância e recuperação de dados, segregação lógica de informações entre clientes por meio de arquitetura multi-tenant segura, bem como políticas e procedimentos internos voltados à proteção de dados e à segurança da informação.

A Smartscaling poderá revisar, atualizar, substituir ou aperfeiçoar seus controles de segurança a qualquer tempo, de acordo com a evolução tecnológica, requisitos regulatórios e melhores práticas de mercado, mantendo nível de proteção compatível com a natureza dos serviços prestados e dos Dados Pessoais tratados.

Embora sejam adotadas medidas compatíveis com a criticidade dos dados, nenhum sistema ou ambiente tecnológico pode ser considerado absolutamente seguro ou integralmente imune a falhas, incidentes de segurança, ataques cibernéticos ou eventos externos fora do controle razoável da Smartscaling. Por essa razão, não é possível garantir segurança absoluta, comprometendo-se a Smartscaling a empregar esforços compatíveis com as melhores práticas de mercado para prevenir, detectar, responder e mitigar riscos e incidentes de segurança.

RECOMENDA-SE, AINDA, QUE OS USUÁRIOS ADOTEM MEDIDAS ADEQUADAS PARA PROTEÇÃO DE SUAS CREDENCIAIS, DISPOSITIVOS, REDES E SISTEMAS UTILIZADOS PARA ACESSO À PLATAFORMA.

11. RETENÇÃO DOS DADOS

A Smartscaling observará os prazos de retenção, armazenamento, disponibilização e descarte de Dados Pessoais aplicáveis à Plataforma, sem prejuízo de obrigações legais, regulatórias, contratuais ou determinações de autoridades competentes.

• I – Prontuários médicos e documentos clínicos: serão mantidos pelo prazo mínimo de 21 (vinte e um) anos, contado do último registro assistencial, em conformidade com a Resolução CFM nº 1.821/2007, a Lei nº 13.787/2018 e demais normas aplicáveis;
• II – Áudios, gravações clínicas, transcrições e arquivos correlatos: serão mantidos de acordo com as instruções do Usuário, na qualidade de Controlador dos dados, observadas as bases legais aplicáveis, os consentimentos eventualmente exigidos dos pacientes;
• III – Logs de auditoria, registros de acesso, trilhas operacionais e eventos de segurança: serão mantidos pelo prazo mínimo de 6 (seis) anos, para fins de rastreabilidade, segurança da informação, investigação de incidentes, exercício regular de direitos e atendimento de obrigações legais e regulatórias;
• IV – Dados financeiros, registros contratuais, informações de faturamento e transações: serão mantidos pelo prazo mínimo de 6 (seis) anos, ou por prazo superior quando exigido pela legislação fiscal, tributária, societária ou regulatória aplicável.

Em caso de cancelamento, rescisão ou encerramento da relação contratual, os dados permanecerão disponíveis para exportação pelo Usuário pelo prazo de até 30 (trinta) dias corridos, contado da data de término da contratação.

Decorrido esse prazo, os Dados Pessoais poderão ser anonimizados, eliminados ou tornados inacessíveis, ressalvadas as hipóteses de retenção obrigatória previstas em lei, regulamento, ordem judicial ou administrativa, bem como aquelas necessárias ao exercício regular de direitos pela Smartscaling ou pelo Usuário.

12. DIREITOS DOS TITULARES

Nos termos da LGPD e observadas as limitações legais aplicáveis, os titulares dos Dados Pessoais são os pacientes do Usuário, os quais poderão exercer os direitos de confirmação da existência de tratamento, acesso, correção, anonimização, bloqueio, eliminação, portabilidade, informação sobre compartilhamentos realizados e revogação do consentimento, quando este constituir a base legal do tratamento.

Considerando que o Usuário da Plataforma atua como Controlador dos Dados Pessoais de seus pacientes, as solicitações relacionadas ao exercício de direitos deverão, em regra, ser direcionadas ao respectivo Profissional de Saúde responsável pelo atendimento. Na qualidade de Operadora, a Smartscaling prestará o suporte necessário ao Controlador para atendimento das solicitações dos titulares, nos limites de suas atribuições legais e contratuais.

Para exercer seus direitos, o paciente deve entrar em contato diretamente com o Usuário, profissional de saúde responsável pelo atendimento. A Smartscaling, na qualidade de Operadora, auxiliará o Usuário no atendimento das solicitações.

O paciente também pode enviar uma solicitação formal de acesso, portabilidade ou deleção de dados (Art. 18 da LGPD) diretamente para a Smartscaling, pelo nosso formulário de Solicitação LGPD.

O EXERCÍCIO DOS DIREITOS DOS TITULARES SERÁ OBSERVADO NOS TERMOS DA LGPD, PODENDO SOFRER LIMITAÇÕES QUANDO NECESSÁRIO PARA CUMPRIMENTO DE OBRIGAÇÃO LEGAL OU REGULATÓRIA, EXERCÍCIO REGULAR DE DIREITOS, PRESERVAÇÃO DE PRONTUÁRIOS MÉDICOS OU ATENDIMENTO DE EXIGÊNCIAS APLICÁVEIS AOS SERVIÇOS DE SAÚDE. NESSAS HIPÓTESES, DETERMINADOS DADOS PODERÃO PERMANECER ARMAZENADOS PELO PRAZO LEGALMENTE EXIGIDO, AINDA QUE SOLICITADA SUA EXCLUSÃO PELO PACIENTE.

13. INCIDENTES DE SEGURANÇA

Em caso de incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares dos dados, a Smartscaling adotará medidas razoáveis e proporcionais para sua identificação, contenção, investigação, mitigação e remediação.

A Smartscaling comunicará o Usuário, na qualidade de Controlador dos dados, sem atraso injustificado e, sempre que possível, em até 48 (quarenta e oito) horas da confirmação do incidente, fornecendo as informações disponíveis e necessárias para avaliação do evento e adoção das medidas cabíveis.

Quando exigido pela legislação aplicável, a Smartscaling realizará as comunicações de sua responsabilidade perante as autoridades competentes e prestará suporte necessário ao Usuário para o cumprimento de suas obrigações legais e regulatórias perante os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (a "ANPD").

14. COOKIES E TECNOLOGIAS SIMILARES

A Plataforma utiliza cookies e tecnologias similares para autenticação de Usuários, gerenciamento de sessões, funcionamento e disponibilização de funcionalidades, proteção contra acessos não autorizados, fraudes e incidentes de segurança, monitoramento de desempenho e geração de métricas operacionais e estatísticas de uso, preferencialmente de forma agregada e anonimizada.

A Plataforma não utiliza cookies destinados à publicidade comportamental nem compartilha Dados Pessoais, Dados Clínicos ou informações de saúde para fins de marketing ou publicidade.

Em seus sites institucionais e páginas de divulgação, incluindo páginas de produtos e landing pages, a Smartscaling poderá utilizar o Google Ads para campanhas de divulgação e mensuração de resultados. Nesses ambientes, o Google poderá coletar e tratar informações como endereço IP, identificadores online, tipo de navegador, páginas visitadas, interações com anúncios e métricas de conversão, de acordo com suas próprias políticas de privacidade e tratamento de dados.

Os Usuários poderão gerenciar suas preferências de anúncios personalizados e cookies diretamente por meio das ferramentas disponibilizadas pelo Google, incluindo:

• Configurações de anúncios do Google: https://adssettings.google.com
• Como o Google utiliza informações em sites e aplicativos parceiros: https://policies.google.com/technologies/partner-sites

A área autenticada da Plataforma, incluindo prontuários, consultas, documentos clínicos e demais funcionalidades assistenciais, não utiliza Google Ads nem compartilha Dados Pessoais de saúde para fins publicitários.

Os Usuários também poderão gerenciar determinadas preferências de cookies por meio das configurações de seus navegadores, observando que a desativação de cookies estritamente necessários poderá comprometer o funcionamento, a segurança ou a disponibilidade de determinadas funcionalidades da Plataforma.

15. ANONIMIZAÇÃO E PESQUISA

A Smartscaling poderá utilizar dados anonimizados ou irreversivelmente desidentificados para fins de pesquisa, análise estatística, desenvolvimento, aperfeiçoamento da Plataforma e evolução de modelos de inteligência artificial.

Os dados anonimizados não permitem a identificação dos titulares e poderão ser utilizados de forma agregada para geração de métricas, estudos e melhorias dos serviços. A Smartscaling não compartilha Dados Pessoais ou Dados Clínicos identificáveis para fins de pesquisa, marketing ou publicidade.

16. CONTATO

O Encarregado pelo Tratamento de Dados Pessoais (DPO) é o canal de comunicação da Smartscaling para assuntos relacionados à proteção de Dados Pessoais e ao exercício dos direitos previstos na LGPD.

Contato: support@vtix.ai | Assunto: "DPO – Proteção de Dados" | formulário de Solicitação LGPD.